Cómo organizar un Beneficio

¿Qué podría ser más satisfactorio que la organización de un evento eficaz, bien gestionado, que recauda dinero para ayudar a otros? Si se trata de una subasta de arte, gestión de recaudación de fondos, o un concierto show-stopping, no hay falta de opciones a tener en cuenta - pero se necesita una sensibilidad aguda de organización, patrocinadores de apoyo, y un grupo de voluntarios comprometidos a garantizar una gran noche para todos los involucrados.

Instrucciones

Artículo de fondo por adelantado

Artículos o servicios donados

Flyers, carteles y otros materiales de promoción

Contactos para la prensa

Comunicados de prensa

Entrevista radiofónica

Patrocinadores

Lugar

Voluntarios

Determinar el tipo de beneficio que organizarse. Si usted está haciendo una subasta silenciosa, es obvio que necesita obras de arte donadas, si se trata de un evento relacionado con la música, alguien tiene que ponerse en contacto con la parte superior de dibujo de artistas locales, que suelen reservar dos o tres meses de antelación. Cada opción plantea diferentes cuestiones logísticas.

Tenga en cuenta el número de voluntarios necesarios - por ejemplo, una subasta en directo o sorteo sólo necesita un puñado de personas para tomar el dinero, y llame a los premios. Los números se multiplican exponencialmente si usted está planeando una fiesta de gala con las comidas y bebidas elaboradas, que deben crearse, puesta en servicio y dividir de nuevo.

A menos que su evento se produce en línea, o en un área pública - como una estación de bomberos, o la pista de atletismo - se necesita un lugar para alojarlo. Haga una lista de tres o cuatro opciones, una vez que se toma en otros factores que afectan a la asistencia - tales como la proximidad al transporte público.

Explica cuánto se recaudó dinero y cómo se alcanzará la meta. Según el caso que usted hace, la mayoría de los lugares se cobran tarifas de alquiler, pero no los dejan fuera de la ecuación, ya sea - que puede ser su primera fuente de voluntarios capaces, o conduce a otros objetos que necesites.

Obtener compromisos del escenario elegido, y - si la música está implicado - los artistas participantes. Cuanto más complicado sea el caso, cuanto más adelante es necesario planificar, dos a seis meses se considera la norma.

No tenga miedo de delegar autoridad. Contratar a un comité de amigos, compañeros de trabajo y conocidos de negocios para manejar diferentes aspectos del evento. Espere reuniones semanales para realizar un seguimiento de la planificación, y evitar cualquier, temas pegajosos de última hora.

Busca patrocinadores para ayudar a absorber los costos asociados con el beneficio, de premios, a la alimentación y sistemas de megafonía, o los gastos generales grandes se comen cualquier fondo que usted plantea. La mayoría de los patrocinadores intercambiar servicios a cambio de un enchufe. Dar seguimiento a la promesa, si planea hacerlo.

Trate de resolver su comisión, patrocinador y formación lugar dentro de los primeros dos meses de la organización. Mientras que usted está involucrado en esas tareas, empezar a buscar voluntarios, que pueden provenir de los familiares y amigos. Para eventos más grandes, una serie bien colocado de volantes o anuncios en línea son una necesidad.

Acérquese a sus contactos con la prensa, si se ha hecho alguna, haciendo una historia anticipo de la prestación. Si el espacio no está disponible, estar dispuesto a presentar un comunicado de prensa de media página que establezca las condiciones. Compruebe en la transmisión remota en vivo desde el lugar del evento con su estación de radio local. Si usted no pide, no recibe.

Preparar materiales de exposición adecuadas, incluso de volantes, folletos y carteles, para sus voluntarios para repartir o acondicionados. Asegúrese de que sepan dónde quedarse legalmente volantes y afiches. Bofetadas en la propiedad municipal, tales como postes de electricidad, puede resultar en multas.

Colocación de un sitio web para responder a preguntas sobre el beneficio. Incluya principales patrocinadores, la alineación y las actividades del evento y la forma en la recaudación de fondos está saliendo. Las publicaciones en los tablones de anuncios de amplia distribución, como Craigslist, también llaman la atención.

Siéntese con su comité después del evento para hablar sobre lo que funcionó o no. Incluso si el beneficio era sólo una sola vez, nunca está de más revisar las cosas. Nunca sabrás si tienes que organizar un evento similar para otra persona. Siga adelante con sus patrocinadores, y no tenga miedo de obtener sus comentarios, mientras que usted está en él.

Gracias a los voluntarios y patrocinadores mediante el envío de cartas, una carta de resumen o cena especial. Después de todo, quiere reconocer a las personas para el trabajo duro y el apoyo que le dieron en la toma de su evento un éxito.

Pon los detalles finales de su sitio web, incluyendo la cantidad de dinero fue levantado, ¿cómo le fue el beneficiario, y - si ha creado un evento en curso - Detalles de los voluntarios y patrocinadores futuros necesitan saber preparando para el próximo año.