SharePoint puede enviar mensajes de correo electrónico basados en los cambios realizados en un documento de la biblioteca con el Diseñador de flujo de trabajo.
De documentos de SharePoint
De SharePoint documento check capacidades le permiten mantener el control sobre los cambios que los usuarios hacen a los documentos o archivos de una biblioteca específica y establecer el control de versiones. Una forma de modificar el comportamiento de un documento después del check-in es el diseño de un flujo de trabajo de SharePoint. Se trata de asegurar que el documento se comprueba y luego la creación de una acción de correo electrónico en el flujo de trabajo. Un usuario que controla un documento nuevo en acción es el que solicita al flujo de trabajo para enviar un correo electrónico a una dirección designada. Para que esto funcione, debe cambiar la configuración de la biblioteca de documentos para exigir la salida.
Lo que necesita
SharePoint Designer Sugiera Edita Cambiar configuración de la biblioteca de documentos para requerir la desprotección
Seleccione la opción "Configuración de la biblioteca de documentos" en el menú Configuración de la biblioteca de documentos.
Haga clic en el enlace "Configuración de versiones" en la sección "Configuración general" título de la página Personalizar.
Elija la opción "Sí" botón de radio en el "Requerir desprotección" de la página Configuración de versiones para que los usuarios puedan sacar documentos antes de que se pueden editar. Haga clic en "Aceptar" para confirmar los ajustes.
Creación de flujos de trabajo a Correo electrónico Documento en el check in
Abra el sitio que contiene la biblioteca de documentos en la que desea crear el flujo de trabajo con SharePoint Designer. Haga clic en "Nuevo" en el menú Archivo y seleccione "flujo de trabajo". Esto abrirá un cuadro de diálogo donde puede definir los ajustes para el nuevo flujo de trabajo.
Introduzca un nombre descriptivo para el flujo de trabajo en el "Dar un nombre a este flujo de trabajo:" campo. Seleccione la biblioteca de documentos a los que el flujo de trabajo debe estar unido a la "¿Qué lista de SharePoint debe este flujo de trabajo se adjuntará a?" campo. Esta biblioteca contiene los documentos que le gustaría haber enviado a una dirección alternativa, una vez comprobado in Marque la casilla junto a "Iniciar automáticamente este flujo de trabajo cada vez que se modifica un elemento" en "Selección de las opciones de inicio del flujo de trabajo para los elementos de los documentos:" y haga clic en "Siguiente".
Tipo "Verificar documento se registró" en el campo "Nombre del paso". Inserte una nueva condición, haga clic en "Condiciones" y seleccionar "Compare campo Documentos" en el menú desplegable. Haga clic en el hipervínculo "campo" en el estado y seleccione "desprotegido". Haga clic en el "iguales" hipervínculo y seleccione "está vacío" de la lista desplegable.
Crear una nueva acción haciendo clic en "Acciones" y seleccionando la opción "Enviar correo" acción. Haga clic en el hipervínculo "este mensaje". Aparecerá el cuadro de diálogo "Definir mensaje de correo electrónico".Introduzca el correo electrónico alternativa dirección en el campo "Para:" campo. Añadir una breve descripción de la dirección de correo electrónico en el campo "Asunto". Cree un mensaje en el área "Cuerpo" del mensaje de correo electrónico. Añadir un enlace al documento, haga clic en "Añadir a la búsqueda del cuerpo" en la esquina inferior izquierda.
Seleccione "artículo actual" como fuente y "URL absoluta codificado" como la fuente en la ventana "Definir Buscar". Crear un hipervínculo al documento utilizando la etiqueta de anclaje y el atributo href de la siguiente manera:
a href = "[% Documentos: Encoded Absolute URL%]" Ver Documento / a
Haga clic en el botón "Finalizar" para completar el flujo de trabajo.
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